Magyar Nemzeti Levéltár

Győr-Moson-Sopron Megye Soproni Levéltára

SZMSZ

kisebb betű nagyobb betű e-mailben elküld nyomtatás

 

 

 

 

 

 

SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZAT

 

 

GYŐR-MOSON-SOPRON MEGYE SOPRONI LEVÉLTÁRA

SZERVEZETE ÉS MŰKÖDÉSI RENDJE

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sopron

2009

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ÁLTALÁNOS  RENDELKEZÉSEK

 

 

 

 

Az SZMSZ célja, hogy rögzítse az intézmény adatait, szervezeti felépítését, a vezetők és az alkalmazottak feladatait és jogkörét, az intézmény működési szabályait. Az intézmény működési rendjét a hatályos jogszabályokkal összhangban lévő alapdokumentumok, az ALAPÍTÓ OKIRAT és a SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZAT határozza meg.

 

Az ALAPÍTÓ OKIRATOT a fenttartó  Győr-Moson-Sopron Megye Önkormányzatának Közgyűlése a  77/2009. (IV.24.) KH-al módosította 2009. április 24-én.

 

 

1.§

 

A  LEVÉLTÁR JOGÁLLÁSA

 

/1/ Győr-Moson-Sopron Megye Soproni Levéltára (továbbiakban: Levéltár) közgyűjtemény, igazgatási feladatokat is ellátó tudományos intézmény, amelyet Győr-Moson-Sopron megye közlevéltáraként a Megyei Önkormányzat tart fenn. A Levéltár önálló jogi személy.

 

/2/ Győr-Moson-Sopron Megye Soproni Levéltára általános levéltár. Jogállását, feladatkörét alapvetően a közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. tv. (továbbiakban levéltári törvény), a kulturális javak védelméről és a muzeális intézményekről, a nyilvános könyvtári ellátásról és a közművelődésről szóló 1997. évi CXL. tv., a kulturális örökség védelméről szóló 2001. évi LXIV. tv., valamint a 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet rendelkezései határozzák meg. Ezen kívül ellátja az egyéb jogszabályok által feladatkörébe utalt teendőket.

 

/3/ A Levéltár alapítása: A Levéltár jogelődei Sopron Vármegye Levéltára, továbbá Sopron Város Levéltára. A két önkormányzati levéltár alapítási éve nem ismert, az iratok gyűjtése azonban sok évszázados múltra tekint vissza. A intézmény által őrzött legkorábbi oklevél 1162-ben íródott. A két önkormányzati levéltárat az 1950.évi 29.sz. tvr. alapján 1951. január 1.-vel összevonták és területi állami levéltárrá alakították át.  Az 1969.évi 27.sz. tvr. a levéltárakat a megyei tanácsok hatáskörébe utalta.   Az intézmény 1983-tól  1992. december 31-ig a Győr-Moson-Sopron Megyei Levéltári Igazgatóság  Soproni Levéltáraként működött.

Az ALAPÍTÓ OKIRATOT a fenttartó  Győr-Moson-Sopron Megye Önkormányzatának Közgyűlése a  77/2009. (IV.24.) KH-al módosította 2009. április 24-én.

 

/4/ A Levéltár székhelye: 9400 Sopron, Fő tér 1..

Telephelyei: 9400 Sopron, Fő tér 5.. 9400 Sopron, Csatkai u. 9.

/5/ A Levéltár pecsétje a Magyar Köztársaság címerével ellátott kör alakú pecsét, melynek körirata: Győr-Moson-Sopron Megye Soproni Levéltára, Sopron

A Levéltár - a gazdasági ügyintézéshez és a levelezéshez kapcsolódóan - 2 további, téglalap alakú pecsétet is használ. Ezek feliratai:

-         Győr-Moson-Sopron Megye

Soproni Levéltára

Sopron, Fő tér 1..Pf. 82.

Tel./Fax::99/312-198

Adószám:15371623-1-08

-          Győr-Moson-Sopron Megye Soproni Levéltára

Sopron, Fő tér 1..Pf. 82.

Tel./Fax::99/312-198

 

     /6/ A Levéltár telefon és faxszáma: (99)312-198. A Csatkai úti raktár telefonszáma:99/317-089. A Levéltár e-mail címe: leveltar.sopron@gmail.com, sopronlt@bparchiv.hu.

 

/7/ Az alapító okiratban szereplő további azonosító adatok:

Az intézmény törzsszáma 371 627 000

 

2. §

 

A LEVÉLTÁR ILLETÉKESSÉGE ÉS GYŰJTŐKÖRE

 

/1/ A Levéltár illetékességi körébe tartozik Sopron város és az  egykori Sopron vármegye területének, hivatalainak és intézményeinek, valamint ezek jogelődeinek levéltári anyaga a Csornai Földhivatal és a hasonló tevékenységet végző szervek iratanyaga kivételével.

 

/2/ Nem tartozik a Levéltár illetékességi körébe az /1/ bekezdésben meghatározott iratképző szervek közül azoknak a levéltári anyaga, amely szerveket a levéltári törvény az állami szaklevéltárak illetékességi körébe utalt.

 

/3/ A Levéltár jogosult begyűjteni (ajándékként, letétként elfogadni vagy megvásárolni) a Sopron város, illetve az egykori Sopron (vár)megye területén élt, vagy ott jelentős szerepet játszott személyek és családok levéltári anyagát, amely a Levéltár őrizetében lévő anyag forrásértékét gazdagítja, továbbá a gyűjtőkörében keletkezett egyéb, a gyűjtőköre történetére vonatkozó, de nem ott keletkezett maradandó értékű iratokat, kép- és hangfelvételeket, azok kivételével, amelyeket a levéltári törvény más levéltárakhoz utalt.

 

 

3. §

 

A LEVÉLTÁR FELÜGYELETE

 

/1/ A Levéltár ágazati felügyeletét a Oktatási és Kulturális Minisztérium minisztere látja el a Minisztérium levéltári ügyekben illetékes szervezeti egysége útján.

 

/2/ A Levéltár fenntartói felügyeletét Győr-Moson-Sopron Megye Önkormányzatának Közgyűlése  látja el.

 

 

4. §

 

A LEVÉLTÁR ALAPFELADATKÉNT ELLÁTOTT TEVÉKENYSÉGI KÖRE

 

/1/ Alaptevékenység

91013 Levéltári tevékenység.

 

910131 A levéltári állomány gyarapítása, kezelése és védelme

910132 Levéltári szolgáltatás, tudományos, publikációs és információközvetítői tevékenység

A Levéltár a hatályos jogszabályok alapján a levéltári anyagot átveszi, kezeli és megőrzi, azt kutatásra alkalmassá teszi. Tudományos kutatást végez, a kutatás eredményeit közzéteszi, a szervek iratkezelési rendjét, selejtezését szakmailag ellenőrzi, ellenőrzést gyakorol a védett levéltári anyag felett, segíti a közművelődési tevékenységet. Ellátja a kárpótlási törvény és a csődtörvény alapján ráháruló kötelezettségeket.

 

/2/ Alaptevékenység keretén belül végzett kisegítő jellegű szolgáltatás:

581100 Könyvkiadás

581400 Folyóirat, időszaki kiadvány kiadása

479909 Egyéb nem bolti, nem piaci kereskedelem

682002 Nem lakóingatlan bérbeadása, üzemeltetése

 

Vállalkozási tevékenységet nem folytat az intézmény.

A Levéltár a fenti tevékenységi körét az 1. § /2/ bekezdésében megjelölt jogszabályok alapján látja el.

 

/3/ A tevékenység forrásai:

Saját bevételek

- Működési bevételek

       intézményi működési bevételek

       működési célú átvett pénzeszközök

- Felhalmozási bevételek

       felhalmozási intézményi bevételek

       felhalmozási célú átvett pénzeszközök

Felügyeleti szervtől kapott támogatás

Előző évi pénzmaradvány

 

/4/ Feladatmutató: Tárolt iratfolyóméter (fm)

 

/5/ Általános forgalmi adó alanyiság: Az intézmény adóalany, de alanyi adómentességet élvez.

Adószám: 15371623-1-08.

A költségvetés tervezése és végrehajtása a mindenkor hatályos költségvetési rendeletnek megfelelően történik.

 

 

5. §

 

A LEVÉLTÁR FELADATAI

 

/1/ A közlevéltár feladatkörében:

a/ Kizárólagos joggal átveszi és megőrzi az illetékességi körébe tartozó szervek nem selejtezhető köziratait, a levéltári törvény 31. §-ában meghatározott kivételekkel.

 

b/ Gyűjti (jogszabály alapján, vagy ajándékként átveszi, illetőleg megvásárolja), valamint ingyenes letétként megőrzi a maradandó értékű magániratokat.

 

c/ Az átvett, illetőleg gyűjtött levéltári anyagot nyilván­tartja, szakszerűen kezeli, biztonságosan megőrzi és az őrizetében lévő levéltári anyagot - annak szükség szerinti átselejtezésével, rendezésével, valamint tudományos igényű áttekintést biztosító segédletek készítése és közzététele útján - feldolgozza, s az anyag használatát lehetővé teszi.

 

d/ Az őrizetében lévő levéltári anyagról hiteles másolatot, vagy tartalmi kivonatot ad ki.

 

e/ A levéltári anyag védelme érdekében ellenőrzi a közfeladatot ellátó szervek, valamint a tartós állami tulajdonú társasági részesedéssel működő gazdasági társaságok irattári selejtezését és iratkezelési rendjét.

 

f/ Gondoskodik a megrongált, vagy pusztulásnak indult levéltári anyag konzerválásáról; ezekről, illetőleg a különösen jelentős levéltári iratokról biztonsági másolatot készít, vagy készíttet.

 

g/ Levéltár- és történettudományi kutatásokat végez a levéltári munka fejlesztése és a levéltári anyag felhasználásának elősegítése céljából. Közzéteszi a kutatás eredményeit, ill. tudományos munkamegosztás keretében részt vállal az általa őrzött iratanyag publikálásában.

 

h/ Kiadványaival és egyéb módon elősegíti a levéltári anyag oktatási, illetőleg közművelődési célú felhasználását, valamint a levéltári tevékenység megismerését.

 

i/ Szaktanácsot adhat a maradandó értékű magániratok kiválogatására, szakszerű kezelésére vonatkozóan, közreműködik a maradandó értékű magániratok védetté nyilvánításában.

 

 

/2/ Ezeken túlmenően a közlevéltár:

 

a/ Nyilvántartja az illetékességi körébe tartozó szerveket és azok levéltári anyagát.

 

b/ Egyetértési jogot gyakorol a levéltári törvény 10. § (1) bekezdésében meghatározott iratképző szervek iratkezelési szabályzatainak készítésekor.

 

c/ Részt vesz az illetékességi körébe tartozó szervek iratkezelőinek szakmai továbbképzésében.

 

d/ Felvilágosítást ad az őrizetében lévő levéltári anyagról.

 

e/ Közművelődési (honismereti) munkát végez, illetőleg azt az őrizetében lévő levéltári anyag felhasználásával segíti a honismereti tevékenységet..

 

f/ Reprodukciót készít az őrizetében lévő levéltári anyagról, vagy engedélyezi ilyenek készítését..

 

g/ Meghatározott feltételekkel kölcsönzi az őrizetében lévő levéltári anyagot.

 

h/ Mikrofilmcserét és kiadványcserét folytat.

 

i/ Közreműködik a személyi tulajdonban lévő történeti értékű levéltári anyag felderítésében, védetté nyilvánításában.

 

j/ Mind belföldön, mind külföldön rendszeres kapcsolatot tart a szakma tudományos intézményeivel és munkatársaival.

 

k/ Végzi a jogszabályok alapján hatáskörébe utalt egyéb feladatokat.

 

 

6. §

 

EGYES MEGBÍZÁSI ÉS SZOLGÁLTATÁSI DÍJAK KIFIZETÉSI RENDJE

 

/1/ A Levéltár gazdálkodása során saját dolgozónak megbízási díjként, vagy szolgáltatási szerződés alapján történő kifizetésére - a feladatra vonatkozó előzetesen kötött megbízási, vagy szolgáltatási szerződés alapján, a feladat elvégzésének igazolása után - az alábbi esetekben kerülhet sor:

 

a/ Pályázati támogatás, egyéb célfelhasználású pénzeszközök terhére:

történeti források tudományos kutatása, feldolgozása és publikálása (kutatás, adatgyűjtés,   sajtó alá rendezés, szöveggondozás, szövegátírás, szöveg összeolvasás, számítógépes szövegszerkesztés, adatrögzítés, számítógépes tördelés, nyomdai előkészítés, technikai szerkesztés, publikáció írása, lektorálás, szerkesztés, előadás tartása).

 

b/ Az a/ pontban felsorolt tevékenységek ellátásához szükséges adminisztratív, pénzügyi és technikai feladatok elvégzése.

 

/2/ A Levéltár szakmai alapfeladata keretében szellemi tevékenység végzésére szolgáltatási szerződés - számla ellenében történő igénybevételre, a dologi kiadások között tervezett és elszámolt kiadásra - az alábbi tevékenységekre köthető:

- üzem-egészségügyi szolgálat

- vagyonvédelemhez kapcsolódó szolgáltatások (pl. tűzvédelmi felügyelet)

- szakértői, tervezési, műszaki-felügyeleti tevékenység

- informatikai rendszer-felügyelet

- jogi, ügyvédi képviselet

- szociális, kulturális, művelődési szolgáltatások

- történeti források tudományos kutatása, feldolgozása és publikálása (kutatás, adatgyűjtés, sajtó alá rendezés, szöveggondozás, szövegátírás, szöveg összeolvasás, számítógépes szövegszerkesztés, adatrögzítés, számítógépes tördelés, nyomdai előkészítés, technikai szerkesztés, publikáció írása, lektorálás, szerkesztés, előadás tartása).

 

 

7. §

 

A LEVÉLTÁR SZERVEZETI FELÉPÍTÉSE

 

 

/1/ A levéltár élén az igazgató, áll, aki a  gazdasági vezető, valamint munkatársai közreműködésével irányítja a levéltár egészének munkáját. Igazgatóhelyettes az intézmény kis létszáma miatt nincs.

 

/2/ Az igazgató  jogállása:  egyszemélyi felelős vezető. Távollétében megbízottja helyettesíti.

 

/3/  Az igazgató feladatköre:           

 

                     a/ Meghatározza a dolgozók munkakörét, beosztását és feladatait, valamint munkaidejük beosztását

 

b/ Elkészíti a Levéltár munkatervét, a levéltári munka végzésére vonatkozó módszertani és más utasítások szem előtt tartásával irányítja és ellenőrzi a munkaterv végrehajtását; beszámolót készít, szakmai utasításokat ad a dolgozóknak az egyes munkákhoz kapcsolódóan.

 

c/ Gondoskodik a levéltári szakterületre vonatkozó jogszabályok, rendeletek végrehajtásáról és arról, hogy a dolgozók is megismerjék a munkájukat érintő rendelkezéseket

 

d/ Szakmai irányelvek alapján gondoskodik a dolgozók szakmai képzettségének fejlesztéséről.

 

e/ Engedélyezi a  levéltári anyagban való kutatást, reprodukálást, restaurálást, konzerválást. Biztosítja a levéltári kiadványok cseréjét. Bel- és külföldi kapcsolatokat létesít és ezzel kapcsolatos tevékenységet végez. Ajándékozási, letéti szerződést köt, véleményt nyilvánít a levéltári anyag védetté nyilvánítását illetően. Rendszeresen együttműködik más közgyűjteményekkel és közművelődési intézményekkel, különös tekintettel azokra, amelyek az illetékességi területén működnek.

 

f/ Gondoskodik a munkaterv teljesítésének feltételeiről, a dolgozók megfelelő munkakörülményeinek megteremtéséről.

 

g/ Biztosítja az ügyintézés rendjét, gondoskodik a munkafegyelem megtartásáról.

 

h/ Felelős az intézmény rendeltetés szerinti tevékenységéért, a jogszabályi előírásoknak megfelelően beszámol a Levéltár működéséről.

 

i/ A Levéltár munkatervében meghatározott keretek között részt vesz a szakmai feladatok végzésében.

 

  /4/ Az igazgató hatásköre            

      a/ Ellátja a Levéltár képviseletét.

 

      b/ Kapcsolatot tart az állami, önkormányzati és társadalmi szervekkel, egyesületekkel, intézményekkel.

 

c/ A Munka Törvénykönyve és a közalkalmazotti törvény rendelkezései szerint gyakorolja a munkáltatói és fegyelmi jogkört.

 

j/ Gondoskodik a Levéltár gazdálkodásával összefüggő teendők ellátásáról. Aláírási, utalványozási ill. kiadványozási joggal rendelkezik. Kizárólagos hatásköre az intézményen belüli utalványozás és kötelezettségvállalás.

 

k/ Gondoskodik a hatáskörébe utalt bér- és munkaügyek, valamint a szociális ügyek intézéséről, a jutalmazásokról.

 

l/ Javaslatokat dolgoz ki az intézmény fejlesztésére, a belső szabályzatok korszerűsítésére.

 

m/A gazdasági vezetővel együttműködve felelős a Levéltár működésének belső szabályozottságáért, a szakmai tevékenység és a gazdasági munka összehangolásáért, a költségvetési terv elkészítéséért.

 

n/ Felelős a költségvetési terv teljesítéséért, az intézményi tulajdon megóvásáért, a munkavédelmi és tűzvédelmi előírások betartásáért.

 

o/ Távolléte esetén megbízást ad helyettesítésére.

p/ Dönt a Levéltár dolgozóit érintő kötelezettségekről és kedvezményekről,  gyakorolja a  munkáltatói, gazdálkodási és bérgazdálkodási jogot.

 

      /5/ A gazdasági vezető feladatai:

 

a/ Az intézmény gazdasági tevékenységének felelős irányítója. Az igazgatóval  együttműködve gondoskodik a költségvetési és gazdálkodási terv elkészítéséről, teljesítéséről. Elemzéseket készít a gazdálkodási helyzetről, összeállítja a pénzügyi beszámolókat.

 

b/ A hatályos jogszabályoknak megfelelően kialakítja az intézmény számviteli, pénzügyi és bizonylati rendjének elveit, gyakorlatát.

 

c/ Gondoskodik a jogszabályokban előírt pénzellátással, költségvetési gazdálkodással, a vagyon kezelésével, ellenőrzésével, a leltározással kapcsolatos feladatok szabályszerű ellátásáról. Személyében felelős a pénzügyi bizonylati rend és fegyelem betartásáért, az érvényben lévő pénzügyi rendelkezések maximális betartásáért.

 

d/ Ellenjegyez minden olyan ügyiratot, ami anyagi kötelezettség vállalására vonatkozik.

 

e/ Gondoskodik az intézményi vagyon megőrzéséről, védelméről.

 

f/ Gazdasági téren biztosítja az intézmény beszámolási, információszolgáltatási kötelezettségének teljesítését.

 

g/ Ellátja az intézmény munka-  személyi és bérügyekkel kapcsolatos bonyolítási teendőit. Elvégzi a személyzeti, munka- és bérügyekkel kapcsolatos adminisztrációt. Gondoskodik a személyzeti anyagok őrzéséről, kezeléséről, vezeti az ezzel kapcsolatos nyilvántartásokat.

 

/6/ A Levéltár tudományos dolgozóinak képesítési alapfeltétele a  szakirányú egyetemi, vagy főiskolai végzettség. Általános és speciális feladataikat a munkaköri leírások, valamint a Levéltár éves munkaterve, ezen belül az egyéni munkatervek határozzák meg.

 

/7/ A levéltári szakalkalmazottak, a műszaki, gazdasági és adminisztratív ügyintézők közös képesítési feltétele a középiskolai érettségi, ezen túl a szakalkalmazottak esetében a levéltárkezelői tanfolyam elvégzése.. Általános és speciális feladataikat a munkaköri leírások, valamint a Levéltár éves munkaterve, ezen belül a szakalkalmazottak esetében az egyéni munkatervek határozzák meg.

 

/8/ A Levéltár fizikai állományába tartozó dolgozók feladatait a munkaköri leírásban az igazgató állapítja meg, a gyakorlati teendők közvetlen irányítását a gazdasági vezető látja el.

 

/9/ Az igazgató a dolgozót egy, vagy több feladatkör, illetve  meghatározott fondok referensi teendőinek ellátásával bízhatja meg. Ugyanakkor egy-egy feladatkör, illetve referencia  előadói teendőinek ellátását több dolgozó között is megoszthatja. Indokolt esetben szakalkalmazott is megbízható gazdasági és ügyviteli ügyintézői, illetve egyéb ügyviteli feladatok ellátásával; hasonlóképpen gazdasági és ügyviteli ügyintéző megbízható szakalkalmazotti és egyéb ügyviteli feladatok ellátásával is.

 

/10/. A vezetést segítő fórumok

 

a/ Az intézmény szakmai és gazdasági munkájával kapcsolatban az elvégzendő feladatokhoz igazodva, az igazgató kezdeményezésére  szükség szerint, de legalább évente négy alkalommal  munkaértekezletet kell tartani.

 

b/ A vonatkozó jogszabályok alapján  az alkalmazottak szakszervezeti megbízottat, választhatnak a munkavállalók munkaviszonyával kapcsolatos érdekek előmozdítására és megvédésére.

 

/11./ A  közalkalmazottak jogállásáról szóló törvény rendelkezései alapján az alkalmazottak közalkalmazotti képviselőt választhatnak.

 

 

 

 

8. §

 

A LEVÉLTÁR MŰKÖDÉSE

 

/1/ A dolgozó az igazgató által kiadott munkaköri leírás, fondreferencia és egyéni munkaterv alapján végzi munkáját. Személyi változás, valamint feladatváltozás esetén a szükséges mértékben módosítani kell a munkaköri leírást, fondreferenciát, munkatervet.

 

/2/ Az igazgató valamennyi dolgozó részvételével munkaértekezletet tart a Levéltár negyedéves, illetve éves terveinek és beszámolóinak a megvitatására, valamint minden olyan esetben, amikor azt felsőbb rendelkezések előírják, vagy a munka szervezése megkívánja.

 

 

9. §

 

A LEVÉLTÁR KÉPVISELETE

 

 

/1/ A Levéltár képviseletét a levéltár-igazgató látja el. Indokolt esetben az ügyek meghatározott csoportjára nézve az intézményvezető megbízása alapján a Levéltárat annak más dolgozója is képviselheti.

 

/2/ Nagyobb jelentőségű ügyekben a Levéltár jogi képviseletével a levéltár-igazgató ügyvédet is megbízhat.

 

/3/ Bankszámla feletti rendelkezéshez a levéltár-igazgató és a gazdasági vezető aláírása szükséges.

 

10. §

 

A LEVÉLTÁR KAPCSOLATTARTÁSI RENDJE

 

 

/1/ A Levéltár szakmai kérdésekben - kivéve azokat, amelyekre nézve a levéltári törvény, egyéb más jogszabály vagy a Levéltár fenntartója másként intézkedik - közvetlenül érintkezik az OKM  illetékes szervezeti egységével. Költségvetési és fenntartási kérdésekben fenntartójával közvetlen kapcsolatot tart fenn.

 

/2/ A Levéltár az iratkezelési és irattári ellenőrző munkája során az illetékességi körébe tartozó iratképző szervekkel közvetlenül érintkezik.

 

/3/ A Levéltári törvény, az Adatvédelmi törvény és a 10/2002. NKÖM rendelet szabályai szerint a hozzáforduló szervek és magánszemélyek részére közvetlenül ad tájékoztatást, illetőleg biztosítja a levéltári anyag kutatási célú használatát.

 

 

 

 

 

11. §

 

A LEVÉLTÁR MUNKATERVE

 

/1/ A Levéltár távlati és éves munkatervét az igazgató a felügyeleti hatóságok által megadott irányelvek alapján, a dolgozók bevonásával állítja össze.

/2/ A tudományos dolgozók a Levéltár általános tudományos tervének megfelelően és a társadalmi igények számbavételével javaslatot tesznek egyéni tudományos tervükre.

/3/ A javaslatok összegzése után az igazgató a dolgozókkal munkaértekezleten beszéli meg a tervjavaslatokat.

/4/ A munkatervet a beszámolóval együtt kell a fenntartóhoz jóváhagyásra felterjeszteni és a jóváhagyott dokumentumot tájékoztatásul egy-egy példányban megküldeni az OKM levéltári ügyekért felelős szervezeti egységének, valamint a vezető szakfelügyelőnek.

/5/ A dolgozók egyéni munkatervüktől  csak az igazgató utasítására, vagy engedélyével térhetnek el alapvetően. A Levéltár munkatervét az igazgató a fenntartó hozzájárulásával módosíthatja.

 

12. §

 

A BESZÁMOLÓ JELENTÉS

 

/1/ A tudományos dolgozók és szakalkalmazottak a tárgyév végén írásos jelentésekben számolnak be az egyéni munkatervükben szereplő feladatok elvégzéséről. A gazdasági vezető az intézmény pénzügyi helyzetéről készít összefoglaló jelentést az éves munkabeszámolóhoz.

 

/2/ Az igazgató az írásos feljegyzések alapján elkészíti az évi beszámoló jelentést, és azt a dolgozókkal munkaértekezleten beszéli meg.

 

/3/ A dolgozók negyedévente részjelentéseket adnak munkahelyi vezetőik részére.

 

 

13. §

 

A Levéltár belső rendje

 

/1/ A Levéltáron belül a munkával kapcsolatos érintkezés általában szóban, indokolt esetben írásban, illetve e-mailben történik. Mindig írásban történik

a/ a dolgozók szabadságkérése és a szabadság kiadása,

b/ a kutatónapok kérése és kiadása

c/ a segélyek kérelme és elbírálása

d/ a munkából való távolmaradás igazolása (betegség, stb.)

e/ a levéltári anyag vételével, védetté nyilvánításával kapcsolatos szakértői javaslatok,

f/ amennyiben az igazgató írásos feljegyzést kér, vagy ahol a közalkalmazotti jogviszonyra vonatkozó szabály írásos formát ír elő.

 

/2/ A dolgozók éves rendes szabadságának mértékét a közalkalmazottak jogállásáról szóló, valamint a Munka Törvénykönyvében foglalt előírások szerinti kell megállapítani. A dolgozókat megillető és kivett szabadságról nyilvántartást kell vezetni. A szabadság nyilvántartásáért a gazdasági vezető felelős.

 

/3/ Az éves rendes és rendkívüli szabadság kivételéhez előzetesen a munkahelyi vezetőkkel egyeztetett tervet kell készíteni. A rendes és rendkívüli szabadság engedélyezésére a levéltár-igazgató, távolléte esetén a gazdasági vezető jogosult. A szabadságkérelmet minden esetben a tárgynapot megelőző 3. napig kell leadni. Fizetés nélküli szabadság engedélyezésére az igazgató jogosult.

 

/4/ A Levéltár gazdálkodásának rendje

 

a/A gazdasági vezető felelős a gazdálkodásért, a pénzügyi, számviteli előírások betartásáért, az intézményi tulajdon védelme és a belső gazdasági, pénzügyi ellenőrzés megszervezéséért.

 

b/Az intézmény a kezelésében, ill. a tulajdonában lévő eszközökről, azok forrásairól kettős könyvvitelt vezet. A könyvviteli nyilvántartás a pénzforgalmi gazdasági műveleteket és az eszközökre, forrásokra gyakorolt hatását a valóságnak megfelelően, folyamatosan, zárt rendszerben mutatja be.

 

c/Az intézmény számlarendje tartalmazza a könyvviteli számlákat, azok tagolását, a számlákhoz kapcsolódó analitikus nyilvántartásokat. Az intézmény költségvetése a Győr-Moson-Sopron Megyei Önkormányzat által megadott irányelvek alapján készül. A költségvetés az intézmény pénzügyi terve, mely magába foglalja a várható bevételeket és kiadásokat. Célja a gazdálkodás kereteinek meghatározása.

 

d/ Az intézmény feladatainak ellátását szolgáló fizetési vagy más teljesítési kötelezettség vállalása az intézmény igazgatójának a hatáskörébe tartozik.

 

e/ Kötelezettségvállalás a gazdasági vezető ellenjegyzésével,  csak írásban történhet.

 

f/   Az intézmény igazgatója határozza meg a kiadások, a bevételek teljesítése előzetes ellenőrzésének rendjét, az utalványozásra és ellenőrzésre felhatalmazott személyeket.

 

g/Az intézmény számviteli nyilvántartását a költségvetési szervek számára előírt jogszabályok és  utasítások szerint végzi.

 

h/A gazdasági feladatok részletes meghatározását az intézmény vonatkozó szabályzatai tartalmazzák.

           

i/ Az intézmény pénzeszközeit a soproni OTP-ben vezetett számlán tartja nyilván.

 

/5/ a levéltár általános működési rendje

     

      a/ A munkakezdés ideje : hétfőtől - péntekig: 7.30

      b/ A munka befejezésének ideje: hétfőtől - csütörtökig : 16.00

                                                            pénteken: 14.00

                                                            szombaton és vasárnap a Levéltár zárva tart.

      c/ Kutató- és ügyfélszolgálat:     hétfő szünnap

                                                         keddtől - csütörtökig : 8.00 - 15.45

                                                         péntek: 8.00 - 14.45

       d/ A munkatársak a jelenléti íven  és a távolléti naplóban rögzítik érkezésük és távozásuk időpontját és okát.

       e/ A távollévő dolgozók helyettesítését a munkaköri leírások tartalmazzák.

 

 

/6/ Az írásos ügyintézés, az iratkezelés rendjét a Levéltár Iratkezelési Szabályzata és Irattári Terve külön szabályozza.

 

/7/ Az igazgató határozza meg azoknak a dolgozóknak a személyét, akiknek a Levéltár hivatali helyiségeihez kulcsuk lehet. A kulcsot másnak  átadni nem szabad. A kiadott kulcsokról nyilvántartást kell vezetni. Az intézmény raktáraiban csak levéltári dolgozók tartózkodhatnak. Az intézmény elhelyezési körülményeiből adódóan az egyes raktárakba valamennyi dolgozó jogosult belépni. Az egyes raktárakban elhelyezett iratanyagból csak az illetékes fondreferens, vagy a helyettesítéssel megbízott kolléga emelhet ki anyagot, aki gondoskodik az őrjegy használatáról és az iratanyag visszahelyezéséről. A raktárak rendjének megőrzéséért mindenki felelősséggel tartozik. 

 

/8/ A dolgozó szükség esetén kutatóügyeletesnek is beosztható. A kutatóügyeletes feladatait a kutatási szabályzat határozza meg.

 

/9/ A raktárak kulcsait a kulcstartó szekrényben kell tartani, és azt csak a munkát végző dolgozónak, a munka tényleges elvégzéséhez szükséges időtartamra szabad kivennie.

 

/10/ A levéltári raktárból iratot csak az irattal ténylegesen munkát munkát végző dolgozó vihet ki, őrjegy hátrahagyásával. Levéltári  dokumentum csak hivatalos kölcsönzéssel hagyhatja el az intézmény területét. Kivételt a Fő tér 1. alatt őrzött iratok kutatótermi használatra való átszállítása jelent a Fő tér 1. alatti épületbe.

 

 

14. §

 

Selejtezés a levéltári anyagban

 

/1/ A selejtezést, annak adminisztrációját a 10/2002. NKÖM r. 31. § alapján végzi a Levéltár.

A selejtezést a jóváhagyott selejtezési terv alapján végző dolgozó a selejtezésre szánt anyagot külön helyezi el eredeti rendjének tagolásában. A selejtezés belső ellenőrzésével az igazgató esetenként bíz meg egy dolgozót A selejtezési jegyzőkönyvet a selejtezést végző dolgozó készíti el, és az ellenőrzést végző dolgozó, valamint az igazgató is aláírja.

 

 

15. §

 

Ügyfélszolgálat

 

Az ügyfélszolgálat a Levéltári törvény, a 10/2002. NKÖM rendelet, valamint a 2004. évi CXL. törvény (KET) szabályai szerint végzi feladatát.

 

16. §

 

Kutatás a levéltári anyagban

 

/1/ A levéltári anyagban folyó kutatást a Levéltár Kutatási és kutatótermi szabályzata határozza meg. A Levéltár ezen feladatait a 10/2002. NKÖM r. 45-49. § alapján végzi.

 

 

17. §

 

A levéltári anyag kölcsönzése

 

A levéltári anyag kölcsönzésére nézve a 10/2002. NKÖM rendelet 52-59. §-ai az irányadók.

 

 

18. §

 

A levéltári könyvtár

 

/1/ A levéltári könyvtár a Levéltár keretében működő zártforgalmú tudományos szakkönyvtár.

 

/2/ Feladataira, működésére, használatára a Levéltár Könyvtárhasználati szabályzata vonatkozik.

 

 

19. §

 

A kulturális szakemberek továbbképzése

 

/1/ Az 1/2000. (I. 14.) NKÖM rendelet, valamint az azt módosító 25/2007. (IV.24.) OKM  rendelet értelmében az intézmény a 7 éves továbbképzési ciklusonként továbbképzési tervet, évente ennek megfelelő beiskolázási tervet készít. A továbbképzés formáját és irányultságát az egyes dolgozókkal való egyeztetés alapján kell meghatározni. A fenntartó által elfogadott továbbképzési terv módosítását legkésőbb az adott évre vonatkozó beiskolázási tervvel együtt kell elkészíteni, és a fenntartóval jóváhagyatni. Az elfogadott éves beiskolázási terv módosítását  indokolt esetben a fenntartó engedélyezheti.

 

 

20. §

 

 

A Levéltárban folyó tevékenységet részletesen a következő szabályzatok alapján végzik:

 

1./ Számviteli Politika

2./ Számlarend

3./ Leltározási szabályzat

4./ Selejtezési szabályzat

5./Gazdálkodási ügyrend

6./ Pénzkezelési szabályzat

7./ Belső ellenőrzési szabályzat

8./ Bizonylati szabályzat

9./ Önköltség-számítási szabályzat

10./ Közbeszerzési szabályzat

11./ Iratkezelési szabályzat és irattári terv

12./ Értékelési szabályzat

13./ Folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzésre (FEUVE) vonatkozó szabályok

14./ Kötelezettségvállalás, utalványozás,ellenjegyzés, értékesítés rendje

15./ A szabálytalanságok kezelésének rendje

16./ Bel- és külföldi kiküldetési szabályzat

17./ Eszközök és források selejtezésének szabályzata

18./ Informatikai szabályzat

19./ Munkavédelmi szabályzat

20./ Tűz- és katasztrófavédelmi szabályzat

21./ Kollektív szerződés

22./ Közalkalmazotti szabályzat

23./ Kutatási és kutatótermi szabályzat

24./ Telefonhasználati szabályzat

25./ Fénymásoló használati szabályzat

26./Lojalitási és viselkedési szabályzat

27./ Közadat közzétételi szabályzat

 

 

Sopron, 2009. szeptember 10.

 

                                                                                                                            

 

 

                                                                                                                  dr. Turbuly Éva

                                                                                                                 levéltár-igazgató

 

 

Jelen szabályzatot a  Győr-Moson-Sopron Megyei Közgyűlés Oktatási Kulturális és Sport Bizottsága 224/2009.(IX.10.) határozatával 2009. szeptember  10-én elfogadta.